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Unser Kunde

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Die Herausforderung

Das Unternehmen führte Anaplan ein, um die Effizienz, Genauigkeit und Geschwindigkeit der Finanzplanung und -analyse zu verbessern. Vor der Einführung von Anaplan sammelte die zentrale Finanzabteilung Unternehmens- und Länderdaten in Tabellen, und die Erstellung wichtiger Finanzberichte war zeitaufwändig und fehleranfällig. Die Komplexität des Unternehmens machte die Verwaltung aller Daten in Tabellenkalkulationen zu einem schwer zu beherrschenden Geschäftsrisiko.  Eine einzige Datenquelle wurde benötigt, um die FP&A-Prozesse zu unterstützen und die Zuverlässigkeit der Finanzberichte zu gewährleisten.

Personalkosten machen einen großen Teil der Geschäftskosten aus, und die Gewinn- und Verlustrechnung musste aktuelle Personalkosten und -prognosen enthalten. Auch die Personalplanung und -beschaffung sollte besser gesteuert werden können.

Als das Unternehmen Profit& beauftragte, hatte es bereits Anaplan für die Finanzplanung und -analyse im Einsatz, aber die Dimensionalität des Modells war für den Umfang der Geschäftsanforderungen nicht optimiert. Sparsity hatte zur Folge, dass die Bearbeitungszeiten zu lang waren. Nur eine Person war in der Lage, das Modell und die Berechnung der Zahlen zu verstehen und zu erklären.  

Das Unternehmen nutzte nicht alle Vorteile von Anaplan.  Profit& wurde mit der Neugestaltung der Anwendung beauftragt, um alle erwarteten Vorteile und die Rentabilität der Investition zu erreichen.  Das neue Modell musste in seiner Funktionsweise vollständig verstanden werden, um den Black-Box-Effekt zu beenden.

Die Lösung

Profit& gliederte das Projekt in zwei Phasen. So konnte unser Team die Fachanwender neu schulen und das Vertrauen in die Lösung wiederherstellen. Die erste Phase konzentrierte sich auf die Neugestaltung des FP&A-Modells zur Erstellung von Berichten über die Gewinn- und Verlustrechnung, den Umsatz und die Betriebskosten. Die Ineffizienz des Modells wurde durch die Verschachtelung von Hierarchien beseitigt. Dadurch wurden Kombinationen, für die keine Daten verfügbar waren, eliminiert und die Sparsity reduziert. Neue Dashboards ermöglichen es den Usern, Zahlen aufzuschlüsseln und deren Zustandekommen klar nachzuvollziehen, was Transparenz und Vertrauen schafft.  

Es wurden neue Funktionen für die Umsatzplanung eingeführt, die bisher in Tabellenkalkulationsprogrammen durchgeführt wurde. Dieser unzusammenhängende Teil des Prozesses und die damit verbundenen Daten wurden auf der Anaplan-Plattform standardisiert, so dass eine einzige Datenquelle zur Verfügung steht und die Prozessgeschwindigkeit und Datengenauigkeit weiter verbessert wurden.  

Das Unternehmen kann nun in Anaplan problemlos Pläne für die nächsten 5 Jahre erstellen. Neue Versionen können einfach für das laufende Jahr, die Prognose für das nächste Jahr und weitere 3 Jahre erstellt werden. Durch Anpassung der Annahmen können die Auswirkungen von Variablen wie Wachstumsrate und Inflation dargestellt werden.

Phase zwei konzentrierte sich auf die Neugestaltung des Personalplanungsmodells.  Einige Formeln waren fest codiert und unverständlich. Diese wurden neu entwickelt. Dadurch konnte die Anzahl der Formeln um 95 % reduziert und die Übersichtlichkeit verbessert werden. Die Daten wurden in das neue Personalplanungsmodell übernommen. Dazu gehörten die tatsächlichen Gehaltsdaten aus dem Hauptbuch, die Mitarbeiterdatensätze einschließlich der Neueinstellungen aus dem HR-Operations-System und die vom Reward-Team bereitgestellten Gehaltsspannen.  Das Personalplanungsmodell ermöglicht der Personalabteilung die Planung und Durchführung des Einstellungsprozesses für neue und zu besetzende Stellen sowie die Planung der Mitarbeiterentwicklung innerhalb des Unternehmens. Ein integrierter Workflow steuert den Genehmigungsprozess durch das Reward, People Analytics und Remuneration Committee.  

Die Daten sind mit dem FP&A-Modell verknüpft, so dass die aktuellen Personalkosten in der Gewinn- und Verlustrechnung genau wiedergegeben werden.

Die Benefits

Anaplan gilt nicht mehr als "Black Box", denn es bietet jetzt volle Transparenz darüber, wie die berechneten Zahlen zustande kommen. Die Anwender verstehen die Ergebnisse und profitieren sowohl auf lokaler als auch auf zentraler Ebene von der Lösung. Die Abhängigkeit von Schlüsselpersonen ist kein Thema mehr, und die Verarbeitungsgeschwindigkeit hat sich aufgrund der reduzierten Sparsität und des wesentlich kleineren FP&A-Modells drastisch verbessert. Unser Kunde erlebt nun eine begeisterte Benutzerakzeptanz und Vertrauen in die Lösung.  

Die Finanzabteilung sammelt nicht mehr zeitaufwändig Daten von den Geschäftseinheiten dieser globalen Organisation. Die Geschäftseinheiten und Regionen geben ihre Forecasts einfach rollierend direkt in Anaplan ein. Die Personaldaten werden direkt aus dem Personalplanungsmodell aktualisiert. Ein Bericht wird vierteljährlich erstellt und Analysen werden bereitgestellt, wenn sie benötigt werden, um Entscheidungen zu treffen.

Die langfristige Planung gibt den Investoren einen Überblick über den zeitlichen Verlauf des Return on Investment und schafft damit Sicherheit und Vertrauen.

 Die Personalabteilung hat einen klaren Überblick über die Personalplanung und die Personalplanungsprozesse sind effizienter.  Jeder weiß, was zu tun ist, um sicherzustellen, dass personelle Veränderungen unkompliziert ablaufen. Die Daten fließen effizient zwischen den operativen HR- und den Rekrutierungssystemen, wobei die Datenintegrität und -sicherheit in jeder Phase des Prozesses gewährleistet ist.  Die direkte Verknüpfung mit dem FP&A-Modell stellt sicher, dass die Gewinn- und Verlustrechnung die aktuellen Personalkosten widerspiegelt.  

Das Kundenteam war stark in die Modellentwicklung eingebunden und ist in der Lage, seine Anwendungen zu warten und weiterzuentwickeln.  Kurzfristig ist geplant, Cashflow- und Bilanzberichte zu erstellen, so dass alle wichtigen Finanzberichte aus Anaplan kommen.