HIGH SPEED TRAIN OPERATING COMPANY

Unser Kunde

Diese europäische open-access Bahngesellschaft betreibt Standardstrecken sowie Busse zur Verbindung von Strecken, verfügt über ein Netz von über 50 Bahnhöfen in 48 Städten, 116 Verbindungen pro Tag und beschäftigt über 14.000 Mitarbeiter. Der Betreiber ist ein erfolgreiches Beispiel für die Marktliberalisierung, auch für andere Länder, die diesen Weg einschlagen.

Die Herausforderung

Unser Kunde musste die Aussagekraft seines langfristigen Unternehmensplans verbessern, damit die Investoren die Rendite auf lange Sicht, in diesem Fall 30 Jahre, sehen konnten. Erforderlich dafür war Transparenz in Bezug auf die erwarteten Einnahmen, Kosten und Rentabilität für einen klaren Überblick der Anleger über die prognostizierten Dividenden des langfristigen 30-Jahres-Plans.

Die jährliche Planung und die vierteljährlichen Prognosen waren stark von Tabellenkalkulationen abhängig. Die Prozesse dauerten zu lange und waren für die Finanzabteilung zu umständlich zu handhaben. Die Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung war von den Bilanz- und Cashflow-Berichten abgekoppelt, und es wurde zu viel Zeit damit verbracht, Daten in mehreren miteinander verbundenen Tabellenkalkulationsmodellen zu sammeln und alle Prozesse auf Fehler zu überprüfen.

Planung, Budgetierung und Prognosen wurden mit Hilfe von Tabellenkalkulationsmodellen durchgeführt, die mit der Zeit immer komplexer wurden.  Die jährliche Budgetplanung wurde in einem Bottom-up-Verfahren erstellt. Die Finanzabteilung extrahierte und bereitete die Ist-Daten des Vorjahres aus dem ERP-System auf. Auf dieser Grundlage erstellt die Abteilung einen Plan zu Umsätzen und Kosten für das nächste Geschäftsjahr sowie vierteljährliche Prognosen. Die Daten von 20 teilnehmenden Geschäftseinheiten wurden in Tabellenkalkulationen gesammelt und waren sehr unstrukturiert. Infolgedessen benötigte die Finanzabteilung zu viel Zeit für die Konsolidierung der Daten in den zentralen Plan.

Zu Beginn des jährlichen Budgetprozesses erstellten die 20 Geschäftsbereiche eine detaillierte Quartalsprognose plus neun Monate Planung für das restliche Jahr. Die Datenerfassung erforderte eine Vielzahl von Abstimmungen zwischen den Geschäftsbereichen und der Finanzabteilung, die mehrere Übermittlungen und Revisionen umfasste, bevor die Pläne genehmigt wurden. Dies war schwierig zu handhaben, da es keinen formalen Arbeitsablauf zur Kontrolle und Verwaltung des Prozesses gab.

Die monatliche Berichterstattung war in Tabellenkalkulationen zeitaufwändig und ineffizient, und das Unternehmen wollte diesen Prozess automatisieren und Szenarioanalysen ermöglichen. Beide Ziele waren für Tabellenkalkulationen zu kompliziert. 

Die Lösung

Profit& unterstützte dieses Transportunternehmen bei der Umstellung von Tabellenkalkulationen für Budgetierung, langfristige Planung, Prognosen und Finanzberichte auf die cloudbasierte Lösung Anaplan. Dies beinhaltete eine automatisierte Datenintegration mit ERP, einen Workflow zur Verwaltung und Kontrolle von Prozessen und eine einheitliche Datenquelle für die gesamte Planung und Berichterstattung. All dies führte zu einer höheren Effizienz, Geschwindigkeit und Genauigkeit in all diesen Prozessen.

Automatisierte Datenintegration
Der Import von Ist-Umsatz, Kosten und Vertriebskennzahlen für das Vorjahr sowie das vorangegangene Quartal wurde automatisiert, so dass der Aufwand für die Erstellung von Ist-Daten für die Jahresplanung und die vierteljährlichen Prognosen entfällt.

Workflow-Dashboard
Die Jahresplanung und die vierteljährlichen Prognosen werden jetzt über ein Workflow Dashboard in Anaplan verwaltet und gesteuert. Das Dashboard bietet einen klaren Überblick über den aktuellen Status des Prozesses, welche Geschäftsbereichspläne eingereicht wurden, sich in der Prüfung und Genehmigung befinden und das zu jedem beliebigen Zeitpunkt. Es werden automatische Erinnerungen ausgegeben, die die Planer dazu auffordern, ihren Teil des Prozesses zu bearbeiten, eine Arbeit, für die das Controlling früher viel Zeit manuell aufwenden mussten.

Integrierte Gewinn- und Verlustrechnung, Cashflow und Bilanz
Sobald Pläne und Budgets genehmigt sind, fließen diese Daten automatisch in die integrierten GuV-, Cashflow- und Bilanzberichte ein. Wo diese Berichte ergänzt werden, werden die Daten automatisch aktualisiert, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.

Langfristige 30-Jahres-Planung
Nach Fertigstellung der konsolidierten GuV wird diese für die Projektion weiterer 4 Jahre verwendet, wobei ein Treiber für die Einnahmen und ein Treiber für die Kosten verwendet wird, um die jährlichen Zahlen auf die Monate zu verteilen und einen 5-Jahres-Plan nach Monaten zu erstellen. Nach 5 Jahren kann die Finanzabteilung den 5-Jahres-Plan projizieren, um eine finale 30-Jahres-GuV, einen Cashflow und eine Bilanz pro Monat zu erstellen. Die Übersicht über diese Finanzberichte bestimmt die Liquidität, um über einen längeren Zeitraum Dividenden zu zahlen.

Die Benefits

Das Unternehmen hat die Finanzplanung und -analyse durch automatisierte Datenintegration und Arbeitsabläufe beschleunigt. Eine einzige Datenquelle hat die Transparenz, Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Berichterstattung für die Aktionäre verbessert. Die Fähigkeit, große Datensätze für das Performancemanagement und die langfristige Planung zu verwalten, hat das Vertrauen der Aktionäre in das Unternehmen gestärkt.